Polityka Prywatności

§1 Administrator danych osobowych

  1. Administratorem danych osobowych użytkowników sklepu internetowego www.grawer.prdevices.pl jest Piotr Reczyński PRDevices, z siedzibą przy  ul. Krzyżowej 2/8, 91-457 Łódź, NIP: 726 244 76 39 („Administrator”).
  2. Kontakt z Administratorem możliwy jest:

a) za pośrednictwem poczty elektronicznej: kontakt@prdevices.pl,

b) telefonicznie pod numerem: (+48) 797 296 404.

  1. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”).
  2. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających ze Sklepu, składających zamówienia, korzystających z formularzy kontaktowych, konta klienta, konfiguratora produktów oraz innych funkcjonalności dostępnych w Sklepie.

§2 Zakres przetwarzanych danych osobowych

  1. Administrator przetwarza dane osobowe przekazane przez użytkowników Sklepu w zakresie niezbędnym do korzystania ze Sklepu, obsługi zapytań, realizacji Zamówień oraz świadczenia dostępnych usług.
  2. W zależności od sposobu korzystania ze Sklepu przetwarzane mogą być w szczególności następujące dane:

a) dane identyfikacyjne — takie jak imię i nazwisko, nazwa firmy, numer NIP,

b) dane kontaktowe — takie jak adres poczty elektronicznej, numer telefonu oraz adres korespondencyjny lub adres dostawy,

c) dane dotyczące Zamówienia — w szczególności informacje o zakupionych Produktach, wybranych parametrach, historii Zamówień oraz sposobie płatności i dostawy,

d) dane niezbędne do wystawienia dokumentów księgowych, w szczególności faktur VAT,

e) dane przekazane w ramach kontaktu ze Sprzedawcą, w tym treść wiadomości przesłanych za pomocą poczty elektronicznej lub formularzy kontaktowych,

f) dane przekazane w celu wykonania Produktów personalizowanych, w szczególności treści napisów, imiona i nazwiska, stanowiska, nazwy firm, oznaczenia techniczne, numeracje oraz inne informacje przeznaczone do umieszczenia na Produkcie,

g) pliki i materiały przekazane przez Klienta w celu realizacji Zamówienia, w szczególności logotypy, grafiki, zdjęcia, projekty, pliki techniczne lub inne materiały niezbędne do przygotowania projektu albo wykonania Produktu,

h) dane związane z korzystaniem ze Sklepu, takie jak adres IP urządzenia, dane przeglądarki, informacje o aktywności w Sklepie oraz dane zapisywane w plikach cookies.

  1. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak brak podania danych wymaganych do realizacji określonych usług może uniemożliwić w szczególności złożenie Zamówienia, przygotowanie projektu, wykonanie Produktu personalizowanego, dostawę Produktu lub kontakt ze Sprzedawcą.
  2. Administrator nie wymaga przekazywania szczególnych kategorii danych osobowych, o których mowa w art. 9 RODO (np. danych dotyczących zdrowia, poglądów politycznych lub przekonań religijnych). Klient nie powinien przekazywać takich danych, jeżeli nie jest to konieczne do realizacji Zamówienia.

§3 Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

  1. Administrator przetwarza dane osobowe użytkowników Sklepu wyłącznie w określonych celach oraz na podstawach przewidzianych przez obowiązujące przepisy prawa.
  2. Dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

a) obsługa Zamówień, zawieranie oraz realizacja umów sprzedaży Produktów — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem),

b) przygotowanie projektów, wizualizacji oraz wykonanie Produktów personalizowanych zgodnie z informacjami i materiałami przekazanymi przez Klienta — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO,

c) prowadzenie konta Klienta w Sklepie oraz udostępnianie funkcji związanych z kontem — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO,

d) obsługa zapytań kierowanych za pomocą poczty elektronicznej, formularzy kontaktowych lub innych dostępnych form kontaktu — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji),

e) realizacja płatności, dostawy Produktów oraz obsługa usług świadczonych przez zewnętrznych operatorów płatności i dostaw — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO,

f) wystawianie i przechowywanie faktur oraz realizacja obowiązków księgowych i podatkowych — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny Administratora),

g) obsługa reklamacji, dochodzenie lub obrona przed ewentualnymi roszczeniami — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO,

h) zapewnienie prawidłowego działania Sklepu, bezpieczeństwa systemów informatycznych oraz zapobieganie nadużyciom — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO,

i) prowadzenie analiz statystycznych, badanie sposobu korzystania ze Sklepu oraz poprawa jego działania — na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora lub zgody użytkownika, jeżeli jest ona wymagana przez przepisy,

j) prowadzenie działań marketingowych, w tym z wykorzystaniem narzędzi reklamowych dostawców zewnętrznych, takich jak Google lub Meta, jeżeli zostaną wdrożone — na podstawie zgody użytkownika lub prawnie uzasadnionego interesu Administratora, zgodnie z obowiązującymi przepisami,

k) przesyłanie informacji handlowych w formie newslettera — wyłącznie w przypadku uruchomienia takiej usługi i po wyrażeniu dobrowolnej zgody przez użytkownika.

  1. Użytkownik może w dowolnym momencie wycofać udzieloną zgodę, przy czym wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

§4 Produkty personalizowane, konfigurator i materiały Klienta

  1. W przypadku zamówienia Produktów personalizowanych Administrator przetwarza dane oraz materiały przekazane przez Klienta w zakresie niezbędnym do przygotowania projektu, wizualizacji oraz wykonania Produktu.
  2. Dane i materiały mogą być przekazywane w szczególności:

a) poprzez konfigurator Produktu dostępny w Sklepie,

b) za pomocą formularzy dostępnych w Sklepie,

c) poprzez przesłanie plików lub informacji pocztą elektroniczną,

d) w ramach innych form kontaktu uzgodnionych z Klientem.

  1. Przetwarzane dane mogą obejmować w szczególności:

a) treści przeznaczone do umieszczenia na Produkcie,

b) imiona i nazwiska,

c) stanowiska lub funkcje,

d) nazwy firm i organizacji,

e) oznaczenia techniczne, numery, symbole lub inne informacje wymagane do wykonania Produktu,

f) przesłane grafiki, logotypy, zdjęcia, projekty oraz inne pliki.

  1. Dane i materiały przekazane przez Klienta wykorzystywane są wyłącznie w celu przygotowania projektu, wykonania Produktu, obsługi Zamówienia oraz realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa.
  2. Klient przekazujący Administratorowi dane osobowe innych osób, w szczególności dane pracowników, współpracowników lub innych osób, których dane mają zostać umieszczone na Produkcie, oświadcza, że posiada odpowiednią podstawę do przekazania tych danych Administratorowi.
  3. Administrator nie wykorzystuje przekazanych przez Klienta projektów, logotypów, grafik ani danych umieszczonych na Produktach do innych celów niż realizacja Zamówienia, chyba że Klient wyrazi na to odrębną zgodę.
  4. Materiały przekazane przez Klienta oraz projekty przygotowane w związku z realizacją Zamówienia mogą być przechowywane po zakończeniu realizacji Zamówienia w celu obsługi reklamacji, umożliwienia ponownego wykonania Produktu, realizacji kolejnych zamówień Klienta oraz ochrony przed ewentualnymi roszczeniami.
  5. Projekty produkcyjne, wizualizacje oraz pliki technologiczne związane z wykonaniem Produktów personalizowanych mogą być przechowywane przez okres do 8 lat od realizacji ostatniego Zamówienia, chyba że dłuższy okres przechowywania wynika z obowiązujących przepisów prawa lub uzasadnionej potrzeby ochrony praw Administratora.

§5 Konto Klienta w Sklepie

  1. Sklep umożliwia użytkownikom utworzenie indywidualnego konta Klienta. Założenie konta jest dobrowolne i nie jest wymagane do złożenia Zamówienia, chyba że określona funkcjonalność Sklepu wymaga posiadania konta.
  2. W celu utworzenia i obsługi konta Klienta Administrator przetwarza dane podane podczas rejestracji oraz dane związane z korzystaniem z konta.
  3. Konto Klienta może umożliwiać w szczególności:
    a) dostęp do historii Zamówień,
    b) korzystanie z zapisanych danych potrzebnych do realizacji kolejnych Zamówień,
    c) zarządzanie danymi kontaktowymi i adresowymi,
    d) korzystanie z zapisanych projektów lub innych funkcjonalności udostępnionych przez Sklep.
  4. Klient może w dowolnym momencie usunąć konto samodzielnie, jeżeli taka funkcja jest dostępna w ustawieniach konta, albo zwrócić się do Administratora z prośbą o jego usunięcie poprzez kontakt na adres: kontakt@prdevices.pl.
  5. Usunięcie konta powoduje usunięcie danych związanych z jego prowadzeniem, z wyjątkiem danych, które Administrator jest zobowiązany lub uprawniony przechowywać na podstawie obowiązujących przepisów prawa albo w celu ochrony przed ewentualnymi roszczeniami.
  6. Usunięcie konta Klienta nie powoduje automatycznego usunięcia danych dotyczących wcześniej zrealizowanych Zamówień, dokumentów księgowych, reklamacji oraz projektów lub materiałów, które mogą być przechowywane zgodnie z zasadami określonymi w niniejszej Polityce Prywatności.

§6 Kontakt ze Sprzedawcą i formularze kontaktowe

  1. Użytkownik może kontaktować się z Administratorem za pomocą dostępnych form kontaktu, w szczególności poprzez pocztę elektroniczną, formularze dostępne w Sklepie lub kontakt telefoniczny.
  2. W przypadku kontaktu z Administratorem przetwarzane mogą być dane przekazane przez użytkownika, w szczególności:

a) imię i nazwisko,

b) nazwa firmy,

c) adres poczty elektronicznej,

d) numer telefonu,

e) treść przesłanej wiadomości,

f) informacje oraz pliki dołączone do zapytania.

  1. Dane przekazane w ramach kontaktu wykorzystywane są wyłącznie w celu obsługi zapytania, przygotowania odpowiedzi, przedstawienia oferty, ustalenia szczegółów realizacji lub dalszej obsługi sprawy, której dotyczy kontakt.
  2. W przypadku przesłania za pomocą formularza lub poczty elektronicznej plików, takich jak logotypy, grafiki, zdjęcia, projekty, dokumentacja techniczna lub inne materiały, Administrator przetwarza je wyłącznie w zakresie niezbędnym do obsługi zapytania albo realizacji Zamówienia.
  3. Dane przekazane w ramach kontaktu mogą być przechowywane przez okres niezbędny do prowadzenia korespondencji, obsługi sprawy, przygotowania oferty oraz ochrony przed ewentualnymi roszczeniami.
  4. Jeżeli kontakt doprowadzi do złożenia Zamówienia, dane oraz materiały przekazane podczas korespondencji mogą być dalej przetwarzane zgodnie z zasadami dotyczącymi realizacji Zamówień i Produktów personalizowanych.

§7 Podmioty zewnętrzne, płatności i dostawa

  1. W celu prawidłowego prowadzenia Sklepu, realizacji Zamówień oraz świadczenia usług Administrator może korzystać z usług podmiotów zewnętrznych, którym przekazywane są dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania określonych czynności.
  2. Dane osobowe mogą być przekazywane w szczególności:

a) operatorom płatności elektronicznych, w tym Przelewy24 oraz innym dostawcom metod płatności dostępnych w Sklepie,

b) operatorom usług płatniczych i zakupowych, takich jak InPost Pay, jeżeli Klient wybierze taką formę realizacji Zamówienia,

c) firmom kurierskim, operatorom pocztowym oraz podmiotom realizującym dostawę Produktów,

d) dostawcom usług hostingowych, informatycznych oraz podmiotom odpowiedzialnym za utrzymanie i bezpieczeństwo Sklepu,

e) dostawcom systemów wspierających obsługę sprzedaży, zamówień, magazynu, wysyłek lub komunikacji z Klientem,

f) podmiotom świadczącym usługi księgowe, podatkowe lub prawne,

g) dostawcom narzędzi analitycznych lub marketingowych wykorzystywanych przez Administratora zgodnie z zasadami określonymi w niniejszej Polityce Prywatności.

  1. Zakres przekazywanych danych ograniczony jest wyłącznie do informacji niezbędnych do wykonania danej usługi.
  2. Podmioty zewnętrzne przetwarzają dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz na podstawie odpowiednich umów lub własnych zasad ochrony danych, jeżeli działają jako niezależni administratorzy danych.
  3. Administrator nie sprzedaje danych osobowych Klientów ani nie przekazuje ich podmiotom trzecim w celach niezwiązanych z prowadzeniem Sklepu i realizacją usług.

§8 Pliki cookies, analityka i działania marketingowe

  1. Sklep wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie w celu zapewnienia prawidłowego działania strony internetowej, obsługi funkcji Sklepu oraz poprawy jakości świadczonych usług.
  2. Pliki cookies są niewielkimi plikami zapisywanymi na urządzeniu użytkownika, które umożliwiają między innymi prawidłowe działanie Sklepu, zapamiętywanie ustawień użytkownika oraz analizowanie sposobu korzystania ze strony.
  3. Sklep może wykorzystywać w szczególności:

a) pliki cookies niezbędne — wymagane do prawidłowego działania Sklepu, obsługi koszyka, składania Zamówień, logowania oraz zapewnienia bezpieczeństwa,

b) pliki cookies funkcjonalne — pozwalające zapamiętać ustawienia i preferencje użytkownika,

c) pliki cookies analityczne — służące do analizy ruchu w Sklepie oraz poprawy jego działania,

d) pliki cookies marketingowe — wykorzystywane do prowadzenia działań reklamowych oraz mierzenia skuteczności reklam.

  1. Administrator może korzystać z narzędzi analitycznych i reklamowych dostarczanych przez podmioty zewnętrzne, w szczególności takich jak Google Analytics oraz Google Ads.
  2. Administrator może w przyszłości korzystać również z innych narzędzi marketingowych, takich jak rozwiązania umożliwiające prowadzenie kampanii reklamowych w mediach społecznościowych, jeżeli zostaną wdrożone.
  3. Korzystanie z plików cookies, które nie są niezbędne do działania Sklepu, odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności na podstawie zgody użytkownika, jeżeli taka zgoda jest wymagana.
  4. Użytkownik może zarządzać ustawieniami plików cookies poprzez ustawienia swojej przeglądarki internetowej oraz dostępne w Sklepie narzędzia służące do zarządzania zgodami.
  5. Ograniczenie stosowania niektórych plików cookies może wpłynąć na działanie wybranych funkcji Sklepu, w szczególności koszyka, logowania, konfiguratora produktów lub zapamiętywania ustawień.

§9 Newsletter i opinie klientów

  1. Sklep może umożliwiać użytkownikom zapisanie się do newslettera lub innych form komunikacji marketingowej drogą elektroniczną.
  2. Korzystanie z newslettera jest dobrowolne i wymaga wyrażenia zgody przez użytkownika.
  3. W przypadku uruchomienia newslettera dane użytkownika, w szczególności adres poczty elektronicznej, będą przetwarzane w celu przesyłania informacji handlowych, aktualności, ofert, promocji lub innych treści związanych z działalnością Administratora.
  4. Użytkownik może w dowolnym momencie wycofać zgodę na otrzymywanie newslettera. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
  5. Sklep może umożliwiać Klientom publikowanie opinii dotyczących Produktów, realizacji Zamówień lub obsługi świadczonej przez Administratora.
  6. W celu publikacji oraz weryfikacji opinii Administrator może przetwarzać dane takie jak imię lub nazwa użytkownika, adres poczty elektronicznej, treść opinii oraz informacje pozwalające potwierdzić, że opinia pochodzi od Klienta, który dokonał zakupu lub korzystał z Produktu.
  7. Publikacja opinii jest dobrowolna.
  8. Administrator może podejmować działania mające na celu zapewnienie, że prezentowane w Sklepie opinie pochodzą od osób, które rzeczywiście dokonały zakupu Produktu lub korzystały z usług Administratora.
  9. Użytkownik może zwrócić się do Administratora z prośbą o usunięcie opublikowanej przez siebie opinii, z zastrzeżeniem sytuacji, w których dalsze przechowywanie określonych informacji jest wymagane przez przepisy prawa lub niezbędne do ochrony przed roszczeniami.

§10 Okres przechowywania danych osobowych

  1. Dane osobowe przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub uzasadniony ochroną praw Administratora.
  2. Dane związane z realizacją Zamówień przechowywane są przez okres niezbędny do wykonania umowy, obsługi reklamacji oraz dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami.
  3. Dane zawarte w dokumentach księgowych, w szczególności fakturach, przechowywane są przez okres wymagany obowiązującymi przepisami podatkowymi i rachunkowymi.
  4. Dane związane z kontem Klienta przechowywane są przez okres posiadania aktywnego konta, a po jego usunięciu wyłącznie w zakresie, w jakim dalsze przechowywanie danych jest wymagane lub dopuszczalne zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
  5. Dane oraz treści przekazane w ramach korespondencji ze Sprzedawcą mogą być przechowywane przez okres niezbędny do obsługi sprawy, której dotyczył kontakt, a następnie przez okres uzasadniony możliwością dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
  6. Projekty produkcyjne, wizualizacje, pliki technologiczne oraz materiały przekazane przez Klienta w celu wykonania Produktów personalizowanych mogą być przechowywane przez okres do 8 lat od realizacji ostatniego Zamówienia.
  7. Przechowywanie materiałów, o których mowa w ust. 6, ma na celu w szczególności umożliwienie ponownego wykonania Produktu, realizację kolejnych Zamówień, zachowanie zgodności wykonania produktów zamawianych w przyszłości oraz obsługę reklamacji.
  8. Dane przetwarzane na podstawie zgody użytkownika, w szczególności w celach marketingowych lub związanych z newsletterem, przetwarzane są do momentu wycofania zgody, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania.

§11 Prawa użytkownika

  1. Osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa określone w obowiązujących przepisach dotyczących ochrony danych osobowych, w szczególności:

a) prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz uzyskania informacji o sposobie ich przetwarzania,

b) prawo do sprostowania nieprawidłowych lub nieaktualnych danych,

c) prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), w przypadkach określonych przepisami prawa,

d) prawo do ograniczenia przetwarzania danych,

e) prawo do przenoszenia danych,

f) prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, jeżeli podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora,

g) prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody.

  1. W celu skorzystania z przysługujących praw użytkownik może skontaktować się z Administratorem za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem: kontakt@prdevices.pl.
  2. Realizacja niektórych praw może podlegać ograniczeniom wynikającym z obowiązujących przepisów prawa, w szczególności dotyczących obowiązku przechowywania dokumentacji księgowej, realizacji umów lub ochrony przed roszczeniami.
  3. Użytkownik ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

§12 Bezpieczeństwo danych

  1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę przetwarzanych danych osobowych przed przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem.
  2. Stosowane zabezpieczenia są dostosowane do charakteru prowadzonej działalności, zakresu przetwarzanych danych oraz możliwych zagrożeń.
  3. Administrator podejmuje działania mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa Sklepu oraz systemów wykorzystywanych do obsługi Zamówień, w szczególności poprzez stosowanie rozwiązań zabezpieczających dostęp do danych.
  4. Dostęp do danych osobowych posiadają wyłącznie osoby oraz podmioty, dla których jest to niezbędne do realizacji określonych czynności związanych z prowadzeniem Sklepu, obsługą Zamówień lub realizacją obowiązków Administratora.
  5. Użytkownik korzystający z konta Klienta powinien chronić swoje dane dostępowe, w szczególności login i hasło, oraz nie udostępniać ich osobom trzecim.

§13 Postanowienia końcowe

  1. Niniejsza Polityka Prywatności jest dostępna na stronie internetowej Sklepu w sposób umożliwiający użytkownikom zapoznanie się z jej treścią.
  2. Administrator zastrzega sobie możliwość zmiany Polityki Prywatności, w szczególności w przypadku:

a) zmiany obowiązujących przepisów prawa,

b) zmiany funkcjonalności Sklepu,

c) wdrożenia nowych usług, narzędzi lub rozwiązań technicznych,

d) zmiany sposobu przetwarzania danych osobowych.

  1. Aktualna wersja Polityki Prywatności jest każdorazowo publikowana na stronie internetowej Sklepu.
  2. Zmiany Polityki Prywatności nie ograniczają praw użytkowników wynikających z obowiązujących przepisów prawa.
  3. Polityka Prywatności obowiązuje od dnia 1.06.2026 r.
Koszyk